Empresas de sucesso –– que não são apenas grandes corporações, mas também PMEs– sabem a importância da gestão de projetos e fazem uso de ferramentas de projeto.

Embora existam muitas metodologias para gerenciar com eficácia um projeto, todas elas concordam em uma coisa: há uma ordem para planejar e canalizar processos e gerenciar equipes de trabalho com eficiência. Da mesma forma, existem etapas que devem ser cumpridas e que geralmente se dividem em: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento.

Basicamente, os princípios do gerenciamento de projetos podem ser resumidos assim: Primeiro, o gerenciamento é uma metodologia. Em essência, existe uma estrutura que permite o uso eficiente do tempo, mas o mais importante: esta metodologia / estrutura ajuda a garantir que o objetivo de um projeto seja realmente alcançado.

Em segundo lugar, deve ser entendido que para um projeto ser considerado um projeto, deve haver uma "data de início" e uma "data de término". Se não há um ponto de partida oficial ou uma data específica para terminar, por definição estamos falando de um processo e não de um projeto. É importante saber a diferença entre os dois conceitos: um projeto é realizado para atender a um objetivo ou requisito específico dentro de um determinado período de tempo (como um casamento ou uma viagem ao Caribe).

Um processo, em vez disso, consiste em um conjunto repetível de atividades e tarefas que são executadas continuamente (como cozinhar ou ir ao supermercado). Entender isso é ter decifrado os fundamentos do gerenciamento de projetos e, sendo assim, aplicá-los será muito simples. No entanto, cada fase de um projeto envolve a realização de atividades e o atendimento de requisitos específicos que podem ser muito difíceis de realizar sem a ajuda de uma ferramenta especializada. Felizmente, existem softwares de gerenciamento de projetos, plataformas projetadas para melhor gerenciar os recursos, o escopo e o cronograma de atividades de uma empresa.

Desta forma, é possível agilizar os processos que compõem um projeto –– que normalmente teria que ser gerenciado manualmente, com toda a papelada e confusão que isso acarreta––.

O software de gerenciamento de projetos também é muito útil para avaliar o desenvolvimento de uma implementação, medir a produtividade de uma equipe e fazer alterações em tempo real, sem necessariamente afetar os prazos já estabelecidos. Para isso, muitos softwares integram ferramentas de visualização como o formato de Gantt; Além disso, a maioria inclui funções essenciais para o gerenciamento de equipes de trabalho, como mensagens instantâneas, atribuição e interdependência de tarefas, notificações, controle de tempo e muito mais. Na hora de escolher um Software de Gerenciamento de Projetos, nossa equipe recomenda escolher uma alternativa que ofereça integração com outras ferramentas, como o Software CRM.

Isso traz muitos benefícios adicionais e melhora os processos internos de uma empresa. Se esta é a primeira vez que usa o software de gerenciamento de projetos, nossa equipe também sugere que você experimente uma versão de teste antes de tomar uma decisão final. Algumas das melhores plataformas de gerenciamento incluem testes de 30 ou 90 dias para que você possa explorar livremente.

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