Gestão documental... É necessário começar respondendo à pergunta: o que é gestão documental? Em tempo hábil, estas são uma série de diretrizes que são usadas para lidar com documentos criados e recebidos de forma eficiente em uma organização. Esse tipo de gerenciamento deve considerar a recuperação e extração de informações. Ao mesmo tempo, você deve especificar o ciclo de vida do documento e a exclusão de arquivos. Você também deve contemplar a conservação dos outros, pelo menos por um tempo. Tudo isso requer processos simples e eficazes. Realizar a gestão documental de forma tradicional dentro de uma empresa significa ter que ter grandes armários de arquivo. Isto não é muito prático. Esse mesmo espaço de escritório pode ser usado para outros fins. Outro aspecto do gerenciamento manual de documentos é o risco de perda de informações devido a deterioração ou perda, mesmo que você tenha um gerenciador de arquivos bastante eficiente. Considerando que alguns desses arquivos podem ser vitais para o funcionamento da organização, uma situação como esta poderia ter um custo muito alto. Além disso, embora algumas empresas tenham optado por digitalizar documentos em papel como parte de seu gerenciamento de arquivos, isso pode não ser a melhor coisa a fazer. - Por que? Há muito tempo que isso requer. Felizmente, a indústria de software pensou sobre esse tipo de exigência dentro das organizações. Eles começam com o fato de que é melhor ter o arquivo em digital desde o início. Assim, foram desenvolvidos programas de gestão documental bastante eficientes e que em combinação com um bom backup pode ser a solução mais viável em qualquer caso.

Software de gestão documental: do que se trata?

O sistema de gestão de documentos também é conhecido pela sigla DMS ( sistema de gestão de documentos). Ele é projetado precisamente para coletar e gerenciar arquivos em uma organização. O seu objectivo é assegurar o seu estatuto e manter o controlo sobre as informações contidas nesses documentos. É uma ferramenta informática que permite organizar documentos digitais (podem incluir textos, imagens e vídeos). Ele os coloca em um local centralizado. Por outro lado, permite que esses arquivos estejam disponíveis para membros da organização de forma rápida e simples. Evidentemente, o acesso a esses documentos dependerá de factores como a importância e a confidencialidade. Atualmente, existem várias opções para programas de gerenciamento de documentos bastante eficientes no mercado. A escolha depende mais dos requisitos, características e recursos da organização que a empregará.

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